Dinsdag, half negen. Een garagehouder opent zijn website om de openingstijden te controleren die hij zondag heeft aangepast. De pagina is leeg, op één regel grijze tekst na. Er is vannacht een update gedraaid en er ging iets stuk. Hij belt zijn hostingpartij en krijgt een geruststellend antwoord: "Geen zorgen, wij maken elke dag back-ups."

's Middags staat de site weer overeind. Maar de drie nieuwe dienstenpagina's van twee weken geleden zijn weg, en de aanvragen die die week via het contactformulier binnenkwamen ook. De enige kopie die ze echt konden terugzetten was acht dagen oud.

Niemand heeft hier slordig gewerkt. De back-ups bestonden. Ze waren alleen nooit uitgeprobeerd.

"Wij maken back-ups" zijn eigenlijk vier beloftes

Als een leverancier zegt dat hij je site back-upt, zitten daar vier losse beweringen in. Er wordt iets gekopieerd. Die kopie wordt een tijd bewaard. Hij staat ergens anders dan op de server waar hij vandaan komt. En een mens kan hem terugzetten, binnen een tijd waar jij mee kunt leven.

Die vierde is de enige die telt op een dinsdagochtend, en dat is precies degene die niemand test.

Vier vragen die je vandaag kunt mailen

Wat wordt er gekopieerd? Alleen bestanden, of ook de database? Een site op een contentsysteem bewaart je teksten, pagina's en formulierinzendingen in die database. Alleen bestanden leveren je een lege huls op.

Hoe ver kan ik terug? Alleen tot gisteravond, of zeven dagen, of dertig? Als een fout een week onopgemerkt blijft, heb je niets aan een venster van 24 uur.

Wie drukt op de knop en hoe lang duurt het? Kun je het zelf in het klantenpaneel, of dien je een ticket in en wacht je af? Vraag om een aantal uren, niet om "snel".

Mag ik zelf een kopie bewaren? Een export die je één keer per maand downloadt en op je eigen schijf of cloudopslag zet, maakt je onafhankelijk van de goede wil van één bedrijf.

Zet de antwoorden in een mail aan jezelf. Die mail is vanaf nu je herstelplan, en daarmee heb je meer dan de meeste kleine bedrijven.

Doe de oefening één keer, op een kopie

De enige manier om te weten of een back-up werkt, is hem terugzetten. Daarvoor hoef je de live site niet in gevaar te brengen. Bij fatsoenlijke hosting kun je een staging-site maken: een privékopie van je website op een verborgen adres die verder niemand ziet.

Zet de back-up van vannacht terug in die kopie en klok met je telefoon hoe lang het duurt. Klik daarna de vijf dingen door die geld opleveren: het contactformulier, de reserverings- of bestelstap, de klikbare telefoonlink, de prijslijst en de openingstijden. Zijn ze er allemaal weer? En verstuurt dat formulier ook echt?

Schrijf de stappen op één A4 terwijl je ze nog vers hebt. Een half uur op een rustige dinsdag koopt je een kalme ochtend op de dag dat het misgaat.

Wat in een website-back-up nooit zit

Je website is maar één van de dingen die stil kunnen vallen. De domeinnaam staat bij een registrar en wijst met DNS-instellingen naar je server; die instellingen zitten in geen enkele site-back-up. Je mailboxen staan vaak bij weer een andere partij. Je reserverings- of kassasysteem is meestal een dienst van een leverancier, met een eigen export die je zelf moet aanzetten. Je facturen staan in de boekhouding. Je foto's staan op iemands telefoon.

En dan is er nog de inlogkennis: één persoon die weet waar alles staat, en die volgende maand op vakantie is.

Een domeinnaam die stilletjes verloopt, neemt je website én je e-mail mee.

Maak daarom één blad met: wie de domeinnaam heeft geregistreerd, wanneer die verloopt, van welke rekening dat wordt betaald, waar de mail draait en waar de site draait. Dat blad is in onze ervaring waardevoller dan welk back-upschema ook, omdat het de vragen beantwoordt die je op het slechtste moment stelt.

Wat je deze week kunt doen

  • Mail de vier vragen naar je hostingpartij en bewaar het antwoord.
  • Zet één back-up terug op een staging-kopie en klok hoe lang het duurt.
  • Maak dat ene blad: domein, DNS, mail, hosting, wie betaalt, welke datums.

Kom je er niet uit welk stuk bij wie staat? ITSysPro zoekt dat soort saaie maar nuttige dingen vaker uit voor kleine bedrijven; we denken graag een keer vrijblijvend mee.