Donderdagmiddag, kwart voor vijf. Een medewerker belt: sta ik zaterdag ingepland? Het rooster staat in een spreadsheet, en in de map staan rooster.xlsx, rooster-definitief.xlsx en rooster-definitief-sara.xlsx. Je opent alle drie voordat je durft te antwoorden.

Dat moment is het echte signaal. Niet dat het bestand te groot wordt, maar dat jij niet meer in één oogopslag weet wat waar is.

Een spreadsheet is een geweldig gereedschap, tot het dat niet meer is

Spreadsheets zijn sterk in rekenen, uitproberen en overzicht maken voor jezelf. Ze zijn zwak zodra ze de plek worden waar de waarheid staat en meer dan één persoon die waarheid tegelijk nodig heeft.

Dat is geen fout van Excel of Google Sheets. Het is gewoon een ander soort werk. Een bestand is gemaakt om geopend, gewijzigd en opgeslagen te worden door één iemand per keer. Een planning, een voorraad of een offertelijst is iets waar de hele dag doorheen aan gewerkt wordt, vaak vanaf een telefoon, vaak door iemand die er net werkt.

Vijf signalen dat je de grens over bent

  • Twee mensen kunnen niet tegelijk veilig in het bestand werken, dus stuur je versies rond via mail of WhatsApp.
  • Er zitten regels in die nergens staan opgeschreven: Karim nooit op zaterdag, deze klant altijd vooruitbetalen. Nieuwe mensen kunnen ze niet weten en breken ze dus.
  • Je typt gegevens uit het bestand handmatig over naar iets anders: een factuur, een mail, de agenda, het kassasysteem.
  • Iemand moet het bestand elke week “even opschonen” voordat het weer klopt.
  • Een fout komt aan het licht doordat een klant belt, niet doordat jij hem zag.

Eén signaal is normaal. Drie of meer betekent dat je spreadsheet stilletjes een systeem is geworden, zonder dat iemand dat besloten heeft.

Wat er kapotgaat, zijn niet de formules

Wat kapotgaat is vertrouwen en tijd. Vertrouwen: je gaat dubbelchecken, en dubbelchecken kost meer dan het werk zelf. Tijd: twintig minuten per dag overtypen is ongeveer zeven uur per maand. Reken dat door tegen wat een uur bij jou kost en je hebt meteen een budget.

Er is nog een verborgen kostenpost. Zolang de waarheid in een bestand op één laptop staat, kan niemand anders antwoord geven. Elke vraag komt bij dezelfde persoon terecht. Dat merk je pas echt als die persoon een week op vakantie is.

Vervang niet het bestand, vervang één taak

De klassieke misstap is: we bouwen een systeem voor alles. Dat wordt duur, duurt lang en wordt halverwege minder leuk dan het rommelige bestand dat wel werkte.

Doe het andersom. Kies de ene handeling die het vaakst pijn doet. Meestal is dat overtypen of de vraag “welke versie is de juiste”. Bouw daar een klein webapplicatietje omheen: één scherm om iets in te voeren, één scherm om het te bekijken, en één knop die het ding maakt dat je vroeger overtypte. Een webapp is in dit geval niets meer dan een pagina die je in de browser opent, ook op je telefoon, waar iedereen hetzelfde ziet.

De rest blijft gewoon in het spreadsheet. Je kunt bijna altijd exporteren naar Excel, dus je verliest niets en niemand hoeft in één keer om.

Een ruwe test voordat je geld uitgeeft

Tel de minuten: hoeveel tijd per week gaat er naar dit ene stukje, bij alle mensen samen? Onder een uur per week: laat het bestand staan, ruim het op en schrijf de regels ergens op. Drie tot vijf uur per week: een klein hulpmiddel verdient zich in onze ervaring meestal binnen een seizoen terug. Daarboven kost wachten je elke maand geld.

Wat je deze week kunt doen

  • Open de map en tel hoeveel versies van hetzelfde bestand er staan. Kies er één als de echte en hernoem de rest naar OUD.
  • Houd een week lang bij hoeveel minuten per dag je gegevens uit het bestand ergens anders intypt.
  • Schrijf op één A4 de regels op die nu alleen in je hoofd zitten. Dat velletje is de beste opdracht die je later aan wie dan ook kunt geven.

Als je na die week ziet dat het over uren gaat en niet over minuten, denken we bij ITSysPro graag een half uur met je mee over wat het kleinste zinvolle ding is om te bouwen. Geen offerte nodig om dat gesprek te voeren.