Je hebt de afspraakherinneringen geautomatiseerd en het werkt. Minder no-shows, niemand typt nog iets over, de maandagochtend is rustiger. Het volgende idee komt dan snel: dan automatiseren we de offertes ook. Wacht daar even mee.

Automatisering is niet gratis. Elke regel die je instelt is een klein stukje machinerie dat iemand moet begrijpen, onderhouden en uitzetten als het bedrijf verandert. In onze ervaring halen de bedrijven die er het meeste uit halen niet de meeste automatiseringen binnen, maar de best gekozen.

Automatiseer het overtypen, niet het beslissen

Bijna elke kantoortaak bestaat uit twee dingen door elkaar: informatie verplaatsen, en beoordelen wat je ermee doet. Een bestelling uit een e-mail in je systeem zetten is verplaatsen. Bepalen of deze klant korting krijgt is beoordelen.

Software is uitstekend in het eerste en zwak in het tweede. Het gaat mis als een koppeling stilletjes allebei doet. Een automatisch antwoord dat je prijslijst meestuurt is prima. Een automatisch antwoord dat een prijs noemt is een toezegging die je zelf niet gelezen hebt.

Vier signalen om het met rust te laten

Het gebeurt een paar keer per maand

Vijf minuten, vier keer per maand, is twintig minuten. De eerste keer dat je leverancier zijn formulier verandert, ben je meer kwijt aan het repareren van de regel dan die regel je dat jaar oplevert. Volume is de eerste vraag, niet irritatie.

De uitzondering ís het werk

Moet elk geval echt bekeken worden — elke offerte een ander bezoek ter plaatse, elke factuur een andere afspraak — dan automatiseer je geen taak, dan probeer je je eigen oordeel op te schrijven. Daar kom je nooit mee klaar.

Een fout blijft onzichtbaar

Een kapotte herinnering merk je dezelfde dag: iemand belt. Een regel die facturen onder de verkeerde categorie wegzet is drie maanden stil, en daarna is het een probleem van je boekhouder én van jou. Taken waarvan je de uitkomst niet dagelijks ziet, verdienen meer voorzichtigheid.

Er is iemand boos, of geld te laat

Een klacht, een condoleance, een eerste betalingsherinnering aan een klant die altijd netjes betaalt: dat zijn twee minuten aandacht die meer opleveren dan welke workflow ook. Die stuur je zelf.

Automatiseer geen proces dat je niet kunt opschrijven

Een simpele test: beschrijf de taak in tien regels, stap voor stap, inclusief wat er gebeurt als een veld leeg is. Lukt dat niet, dan lukt het de computer ook niet. Je krijgt dan een snellere versie van de rommel, en een die beter verstopt waar het misgaat.

Hetzelfde geldt voor regels die vaak veranderen. Seizoensprijzen, wisselende toeslagen, afspraken per klant: als de regel elke twee maanden anders is, betaal je elke twee maanden voor een aanpassing. Wacht tot het stabiel is.

De tussenweg: voorbereiden, niet versturen

De meeste taken die op bovenstaande punten zakken, hebben nog steeds een helft die prima te automatiseren is. Het systeem verzamelt, vult in, sorteert en hangt bijlagen eraan. Een mens kijkt ernaar en drukt op verzenden.

Concreet: de offerte staat klaar met klantgegevens en de prijzen van vorige keer, jij zet er het bedrag in. Maandagochtend ligt er een lijstje van facturen ouder dan dertig dagen, jij kiest wie je belt. Foto's van de monteur komen automatisch in de goede projectmap, het rapport schrijft een mens.

Zo houd je de bespaarde minuten en raak je het risico kwijt. Het is bijna altijd het goedkoopste om te bouwen, en het is het makkelijkst uit te breiden als blijkt dat de laatste stap ook veilig automatisch kan.

Wat je deze week kunt doen

  • Pak de lijst met dingen die je wilde automatiseren en zet achter elke taak hoe vaak hij per maand voorkomt. Alles onder vijf keer gaat onderaan.
  • Kies één taak van die lijst en probeer hem in tien regels op te schrijven. Lukt dat niet in een kwartier, dan is de taak nog niet klaar voor automatisering.
  • Loop je bestaande automatiseringen langs en vraag per stuk: zou ik het binnen een dag merken als dit stilletjes stopt? Bij nee, zet er een korte controle op, bijvoorbeeld een wekelijks overzichtje.

Bij ITSysPro beginnen we een automatiseringsgesprek meestal met de vraag welke taken je juist níét moet aanraken. Wil je jouw lijstje een keer samen doorlopen, dan horen we het graag.