Pak het afschrift van de rekening waarmee je bedrijf betaalt, twaalf maanden terug, en tel de regels die software zijn. Schrijf eerst, zonder te kijken, op hoeveel abonnementen je denkt te hebben.

In onze ervaring komen die twee getallen zelden overeen. Het afschrift is altijd het hoogste.

Waarom de stapel alleen maar groeit

Elke regel was op de dag zelf een verstandig besluit. Je had iets nodig om offertes te versturen, iemand moest grote bestanden naar de drukker sturen, een actie had snel een landingspagina nodig.

Wat het laat stapelen is de scheefheid. Aanmelden kost twee minuten en een kaartnummer. Opzeggen kost een inlog die niemand meer heeft, een supportformulier en een bevestigingsmail. En elk bedrag is klein genoeg - 9 euro, 19 euro, 29 euro - om onder de grens te blijven waarop je er nog vragen over stelt.

Dan wisselt iemand van baan. De tool blijft. De kaart blijft betalen.

Maak de lijst vanuit de bank, niet uit je hoofd

Exporteer twaalf maanden transacties van je zakelijke rekening en kaart naar een spreadsheet; vrijwel elke bank levert een CSV. Sorteer op omschrijving en de herhalingen springen er meteen uit.

Let op jaarafschrijvingen: één betaling van elf maanden geleden is het makkelijkst te missen en meestal de grootste. Let op afschrijvingen onder de naam van een betaalpartij in plaats van het product - je ziet dan een tussenpersoon, niet de tool. En let op wat nooit langs de zakelijke rekening komt: abonnementen in de appstore van een bedrijfstelefoon, een PayPal-saldo, een privékaart die iemand nooit heeft omgezet.

Zet het in vijf kolommen: hoe het heet, wat het doet, kosten per maand, wie het gebruikt, wanneer het verlengt. Eén pagina. Die pagina is het echte resultaat; de besparing is een bijvangst.

Vier vragen per regel

Opent iemand het in een normale week? Vraag het je team, gok niet. De meeste beheerschermen tonen per gebruiker de laatste keer inloggen.

Betaal je al voor iets dat dit ook doet? Overlap is de meest voorkomende verspilling: twee diensten om bestanden te delen, een notitie-app naast een kantoorpakket, een los formulierenprogramma naast een website die al formulieren heeft.

Klopt de maat van het pakket? Licenties voor mensen die weg zijn, opslag gekocht voor een project dat afliep, een 'pro'-versie genomen voor één functie die je één keer gebruikte.

Maand of jaar? Jaarlijks betalen scheelt vaak vijftien tot twintig procent bij tools waar je zeker van bent, en zet je vast bij tools die je nog uitprobeert. Kies de looptijd die bij je zekerheid past.

Twee dingen vóór je iets opzegt

Haal eerst je gegevens eruit. Klanten, facturen, foto's, berichtgeschiedenis: exporteer ze zolang het account nog leeft. Zodra het abonnement stopt, gaat de toegang meestal mee, en een gesloten account heropenen duurt lang.

Markeer daarna de goedkope regels waar alles op rust. Je domeinnaam, de DNS die hem naar je site wijst, je mail, je hosting, je back-up: vaak tien of twintig euro per maand, en het hele bedrijf leunt erop. Zet 'niet aankomen' bij die regels, met de verlengdatum en het e-mailadres dat eigenaar is van het account. Staat dat account op naam van iemand die weg is, dan is dat een middag werk waard - een verlopen domein haalt je website en al je adressen tegelijk onderuit.

Wat dat uur echt oplevert

De besparing is prettig. Tachtig euro per maand terug is bijna duizend per jaar. Maar die ene pagina is meer waard dan het geld.

De volgende keer dat iemand een nieuwe tool voorstelt, vergelijk je hem met het totaal en niet met zijn eigen prijskaartje. 49 euro per maand is goedkoop op zichzelf en duur als dertiende regel. En vraag je ergens een offerte op, dan laat die pagina zien wat je al hebt - vaak het verschil tussen iets laten bouwen en twee dingen koppelen waar je al voor betaalt. Bij ITSysPro beginnen we om die reden liever met dat overzicht dan met een wensenlijst.

Wat je deze week doet

  • Exporteer twaalf maanden transacties en maak de lijst van vijf kolommen. Reken op een uur.
  • Vraag je team van drie regels: wanneer heb je dit voor het laatst gebruikt? Zeg alleen op wat niemand kan plaatsen.
  • Zet verlengdatum en accounteigenaar bij de regels die dragend zijn: domein, mail, hosting, back-up.

Weet je niet zeker welke regels dragend zijn en welke gerust weg kunnen? Stuur de lijst gerust door, dan kijken we mee.