Ouvrez le relevé du compte avec lequel votre entreprise paie, sur douze mois, et comptez les lignes qui correspondent à des logiciels. Avant de regarder, notez d'abord combien d'abonnements vous pensez avoir.

D'après notre expérience, les deux chiffres coïncident rarement. Le relevé est toujours le plus élevé.

Pourquoi la pile grossit sans jamais diminuer

Chacune de ces lignes était une décision sensée le jour où elle a été prise. Il fallait un moyen d'envoyer des devis, quelqu'un devait transmettre de gros fichiers à l'imprimeur, une campagne réclamait une page d'atterrissage dans l'urgence.

Ce qui crée l'empilement, c'est le déséquilibre. S'inscrire demande deux minutes et un numéro de carte. Résilier demande un identifiant que plus personne n'a, un formulaire d'assistance et un courriel de confirmation. Et chaque montant est assez petit - 9, 19, 29 euros - pour rester sous le seuil à partir duquel vous poseriez une question.

Puis les gens changent de poste. L'outil reste. La carte continue de payer.

Construisez la liste depuis la banque, pas de mémoire

Exportez douze mois d'opérations de votre compte professionnel et de votre carte dans un tableur ; presque toutes les banques proposent un fichier CSV. Triez par libellé et les répétitions sautent aux yeux.

Méfiez-vous des prélèvements annuels : un paiement unique remontant à onze mois est le plus facile à manquer et généralement le plus important. Méfiez-vous des débits au nom d'un prestataire de paiement plutôt que du produit : vous voyez l'intermédiaire, pas l'outil. Et méfiez-vous de ce qui ne passe jamais par le compte professionnel : les abonnements souscrits sur le magasin d'applications d'un téléphone de société, un solde PayPal, une carte personnelle que personne n'a pensé à remplacer.

Mettez le tout en cinq colonnes : le nom, la fonction, le coût mensuel, qui s'en sert, la date de renouvellement. Une page. Cette page est le vrai résultat de l'exercice ; l'économie n'est qu'un effet secondaire.

Quatre questions par ligne

Quelqu'un l'ouvre-t-il au cours d'une semaine ordinaire ? Demandez à l'équipe, ne devinez pas. La plupart des interfaces d'administration affichent la dernière connexion par utilisateur.

Payez-vous déjà pour quelque chose qui fait la même chose ? Le recouvrement est le gaspillage le plus fréquent : deux services de partage de fichiers, une application de notes en plus d'une suite bureautique, un outil de formulaires à côté d'un site qui en propose déjà.

La formule est-elle à la bonne taille ? Des licences pour des personnes parties, du stockage acheté pour un projet terminé, une offre « pro » souscrite pour une fonction utilisée une seule fois.

Mensuel ou annuel ? L'annuel fait souvent gagner quinze à vingt pour cent sur les outils dont vous êtes sûr, et vous immobilise sur ceux que vous testez encore. Adaptez la durée à votre certitude.

Deux choses à faire avant toute résiliation

D'abord, récupérez vos données. Clients, factures, photos, historique des messages : exportez-les tant que le compte est actif. Dès que l'abonnement s'arrête, l'accès disparaît le plus souvent avec lui, et rouvrir un compte clos prend bien plus de temps qu'on ne l'imagine.

Ensuite, marquez les lignes bon marché qui portent tout le reste. Votre nom de domaine, le DNS qui le dirige vers votre site, votre messagerie, votre hébergement, votre sauvegarde : souvent dix ou vingt euros par mois, et toute l'entreprise s'appuie dessus. Inscrivez « ne pas toucher » à côté, avec la date de renouvellement et l'adresse e-mail propriétaire du compte. Si ce compte est au nom d'une personne partie, régler ce point vaut un après-midi de travail : un domaine expiré fait tomber le site et toutes vos adresses en même temps.

Ce que cette heure rapporte vraiment

L'économie est appréciable. Quatre-vingts euros par mois récupérés, c'est près de mille euros par an. Mais la page vaut plus que l'argent.

La prochaine fois qu'on vous proposera un nouvel outil, vous le comparerez au total et non à son seul tarif. 49 euros par mois, c'est bon marché isolément et cher en treizième ligne. Et quand vous demanderez un devis, cette page montrera ce que vous possédez déjà - souvent la différence entre faire développer quelque chose et relier deux outils que vous payez déjà. Chez ITSysPro, nous préférons partir de cette liste plutôt que d'une liste de souhaits, précisément pour cette raison.

À faire cette semaine

  • Exportez douze mois d'opérations et construisez la liste à cinq colonnes. Comptez une heure.
  • Interrogez l'équipe sur trois lignes : quand l'avez-vous utilisé pour la dernière fois ? Ne résiliez que ce que personne ne reconnaît.
  • Ajoutez la date de renouvellement et le propriétaire du compte aux lignes vitales : domaine, messagerie, hébergement, sauvegarde.

Si vous hésitez sur ce qui est vital et ce qui peut partir sans risque, envoyez-nous la liste : nous la regarderons avec vous.